Wozu eine Leitweg-ID

Elektronische Rechnungen im Sinne des Gesetzes können durch regionale und überregionale Auftragnehmer an eine Vielzahl unterschiedlichster öffentliche Auftraggeber gestellt werden. Um die Entgehennahme und medienbruchfreie Wieterleitung der E-Rechnung an den korrekten Empfänger zu ermöglichen und dabei die über regionale und Verwaltungsgrenzen hinausgehen zu können, wurde die Möglichkeit einer zentralen Infrastruktur dafür geschaffen.

Diese ermöglicht es den Rechnungsstellern, unabhängig ihres Sitzes oder des Sitzes der Rechnungsempfänger z. B. über ein zentrales Serviceportal nach den Online-Zugangsgesetz (OZG) oder eine zentrale Infrasruktur (z. B. PEPPOL) ihre Rechnungen elektronisch über einen definierten Einstiegspunkt zu versenden.

Die Leitweg-ID soll dabei die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen. In ihr ist der korrekte Empfänger verschlüsselt. Die Leitweg-ID wird dann in der zentralen Infrastruktur bei den Empfangs- und Weiterleitungsstellen registiert, so dass der Transport der Rechnung zum Adressaten jederzeit sichergestellt werden kann.

Um die Akzeptanz und Handhabbarkeit sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für ihre Dienstleister und deren Serviceanbieter zu optimieren, haben sich Bund und Länder im Rahmen des Betriebs des Standards XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt.

Für die Leitweg-ID’s der öffentlichen Auftraggeber im sächsischen kommunalen Bereich wurde eine Bildungsvorschrift erarbeitet. welche Sie im Downloadbereich herunterladen können.

Grundstruktur der Leitweg-ID ist in folgender Grafik verdeutlicht:

Die Beantragung der Leitweg-ID für den kommunalen Bereich in Sachsen erfolgt über die Koordinierungsstelle E-Rechnung des SAKD nach folgendem Ablauf:

1. Die Kommunen und kommunalen Einrichtungen müssen hierbei zunächst die Anzahl benötigter Leitweg-IDs in ihren Organisationseinheiten bestimmen. Sobald die Anzahl der benötigten Leitweg-IDs in der Behörde / Einrichtung feststeht, wird diese Anzahl dem der Koordinierungsstelle E-Rechnung mittels eines Antragsformulars (Fragebogen Anbindungsart und Leitweg-ID) zur Vergabe beantragt. (per Mail an rerpuahat@fnxq.qr )
2. Diese wiederum gibt die vorbereiteten Leitweg-IDs dem Projektbüro E-Rechnung des SID weiter.
3. Das Projektbüro E-Rechnung vergibt nach Erhalt der Information zur Anzahl der Leitweg-IDs dementsprechend die Prüfziffern und erstellt die Leitweg-IDs.
4. Die Leitweg-IDs werden anschließend über den OZG-Rechnungseingang bzw. das zentrale Routing Land (ZRL) konfiguriert.
5. Das Projektbüro E-Rechnung übergibt die fertigen Leitweg-IDs der Koordinierungsstelle E-Rechnung.
6. Im Anschluss erhält die kommunale Einrichtung die fertigen Leitweg-IDs gemäß ihrer Beantragung.

Folgende Grafik verdeutlicht den Ablauf noch einmal:

Nach Anlage der Leitweg-ID und deren Registrierung im Rechnungseingangsportal OZG-RE erhalten die Kommunen bzw. kommunalen Auftraggeber durch die Koordinierungsstelle E-Rechnung eine E-Mail mit der / den vergebenen Leitweg-ID(s) sowie weiteren Informationen.

Aus vertragsrechtlichen Gründen müssen sie dann durch das Ausfüllen und Versenden des Nutzerantrages den Nutzungsbedingungen der ZRL zustimmen und den Staatsbetrieb Informatik Dienste (SID) zur Abholung ihrer Rechnungen beim OZG-RE bevollmächtigen. Das entsprechende Formular dazu finden Sie hier.

Durch den SID erhalten Sie dann nach erfolgreicher Freischaltung im OZG-RE je eine automatisiert erstellt Mail mit den Zugangsdaten zum Test- und zum Produktivsystem.

Die E-Mail mit den Benutzerdaten, welche automatisiert von der ZRL erstellt wird, hat folgende Merkmale:

  ~~~~~~~~
  noreply@sid.sachsen.de_

  Es wurde ein neues Password für den Nutzer  generiert: _
  ~~~~~~~~

Diese Zugangsdaten benötigen Sie, je nach Wahl der Anbindungsart, zur Einrichtung der ERP-Schnittstelle (bei Abruf über HKR-System oder DMS) oder zum manuellen Abruf über das Funktionspostfach.

Wichtig: Um überhaupt E-Rechnungen über die OZG-RE erhalten zu können, müssen Sie dem Auftragnehmer, Lieferanten und Rechnungssteller natürlich vorab Ihre Leitweg-ID und die Informationen für den Rechnungssteller übergeben. Nur dann kann dieser die Rechnung richtig adressieren und über den richtigen Zugangsweg versenden.

Wenn Sie nun eine Rechnung übermittelt bekommen haben, werden Sie, wenn Sie die Anbindungsart Funktionspostfach gewählt haben, eine E-Mail von der ZRL erhalten (diese wird voraussichtlich am Folgetag dort eingehen). In dieser E-Mail (siehe nachfolgenden Screenshot Beispiel Testsystem) ist ein Link (Abholung Rechnung: ‚Re.-Nr.) enthalten.

Wenn Sie den Link zur Abholung anklicken, werden Sie nach den betreffenden Zugangsdaten gefragt. Dafür öffnte sich der Browser und eine Anmeldemaske erscheint.

Nun müssen Sie sich mit den übersendeten Zugangsdaten authentifizieren.

Nach erfolgreicher Eingabe der Zugangsdaten können Sie die für Sie eingereichten E-Rechnungen herunterladen.