Für die Umsetzung der Anforderungen an den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) hat sich der Freistaat Sachsen dazu entschlossen, eine zentrale Infrastruktur aufzubauen und zu nutzen.

Diese Infrastruktur steht, soweit sie Bestandteil der zentralen Basiskomponenten des Freistaates ist, auch den sächsischen Trägern der Selbstverwaltungen kostenfrei zur Verfügung. (Lediglich für die Nutzung des zentralen Rechnungseinganges fallen nutzungsbezogene Entgelte an.)

Die zentrale Infrastruktur setzt sich folgendermaßen zusammen:

1. Der zentrale Rechnungseingang (OZG-RE). Dabei handelt es sich um ein zentrales Rechnungseingangsportal (Web-Portal). Rechnungssteller (Auftragnehmer) müssen sich einmalig an diesem Portal unter Angabe einiger firmenspezifischer Daten (Name, Anschrift Ansprechpartner USt-ID oder Steuernummer) registrieren. Dann haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen zu (manuell) erfassen, hochzuladen oder per Webservice einzustellen. Für die Adressierung benutzen sie dabei die Leitweg-ID des jeweiligen Rechnungsempfängers (öffentlicher Auftraggeber)
2. Die Landeskomponente Zentrales Routing Land (ZRL) fragt täglich den OZG-RE ab, ob Rechnungen für sächsische Empfänger vorliegen und holt diese dann von dort ab.
3. Bei Vorliegen von neuen Rechnungen erhält der Empfänger eine entsprechende Information. Er kann diese Rechnungen dann automatisiert (REST-Webservice) oder manuell (Funktionspostfach) von der ZRL abholen.
4. Rechnungsworkflow, (Freigabe und Auszahlung) sowie elektronische Langzeitspeicherung erfolgen grundsätzlich in der jeweiligen Verwaltung. Sie sind nicht Bestandteil der zentral bereitgestellten Infrastruktur.

Die nachfolgende Grafik verdeutlicht schematisch den Aufbau der Infrastruktur-Komponenten und deren Funktionsweise:

Möglichkeiten der Anbindung an die zentrale Routing-Komponente

Die Anbindung an die zentrale Routingkomponenten des Landes (ZRL) kann über zwei Wege erfolgen:

• Direkte Anbindung eines Fachverfahrens (HKR-System oder Dokumenten-Management-System (DMS)) mittels einer REST-Schnittstelle zur automatisierten Abholung eingegangener Rechnungen von der ZRL mittels Web-Service. Dafür müssen die Verfahrenshersteller die entsprechende Schnittstelle in ihrem Verfahren implementieren. (Schnittstellenbeschreibung siehe Download unten)
• Nutzung der ZRL mittels E-Mail an ein Funktionspostfach. Voraussetzung hierfür ist die Einrichtung / Bennennung eines entsprechenden Funktionspostfaches für die jeweilige Leitweg-ID über die Koordinierungsstelle E-Rechnung ( rerpuahat@fnxq.qr ) an die Projektgruppe E-Rechnung beim SID.

Die Auswahl der Anbindungsart erfolgt mittels des durch die Koordinierungsstelle E-Rechnung bereitgestellten Fragebogens. Nach Registrierung der Leitweg-ID, Anbindungsart und ggfls. Funktionspostfach erhält der Nutzer eine automatisierte E-Mail mit den Zugangsdaten zum Testsystem der ZRL. (siehe auch Umgang mit den übersendeten Zugangsdaten)

Nach erfolgreichem Test wird der öffentliche Auftraggeber im für das Live-System freigeschaltet und erhält erneut eine automatisierte E-Mail mit den neuen Zugangsdaten dafür.

Test der Anbindung an die ZRE-Komponente

Voraussetzung ist, dass der öffentliche Auftraggeber sich für die Nutzung der ZRL-Komponente registriert hat und dabei gegenüber dem SID das Akzeptieren der Nutzungsbedingungen, das Vorliegen der unter Voraussetzung für die Nutzung der Basiskomponenten sowie die Beauftragung zur Abholung seiner Rechnungen von der OZG-RE erklärt hat. Dazu wurde vom SID ein Formular bereitgestellt.

• Nach Registrierung der Verwaltung in ZRL und OZG-RE erhalten die Nutzer eine automatisierte Mail mit den Nutzerdaten (Nutzername, Passwort) für das Testsystem .
• Mit diesen Nutzerdaten kann der Zugang nunmehr getestet werden. Siehe dazu auch diese Anleitung.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die Nutzung

Das Zentrale Routing Land (ZRL) ist nur aus dem KDN/SVN erreichbar!

• Für die Nutzung der OZG-RE (im Wirkbetrieb) werden durch die Bundesdruckerei verbrauchsabhängige Gebühren in Höhe von 0,15 € (netto) je bereitgestellter Rechnung berechnet. Diese werden durch den SID an die Endnutzer quartalsweise in Rechnung gestellt.
• Für die Nutzung des ZRL selbst fallen keine weiteren Kosten an, da diese unter die Mitnutzungsvereinbarung für die zentralen Basiskomponenten zwischen den kommunalen Spitzenverbänden und dem Freistaat Sachsen fällt.

Wozu eine Leitweg-ID

Elektronische Rechnungen im Sinne des Gesetzes können durch regionale und überregionale Auftragnehmer an eine Vielzahl unterschiedlichster öffentliche Auftraggeber gestellt werden. Um die Entgehennahme und medienbruchfreie Wieterleitung der E-Rechnung an den korrekten Empfänger zu ermöglichen und dabei die über regionale und Verwaltungsgrenzen hinausgehen zu können, wurde die Möglichkeit einer zentralen Infrastruktur dafür geschaffen.

Diese ermöglicht es den Rechnungsstellern, unabhängig ihres Sitzes oder des Sitzes der Rechnungsempfänger z. B. über ein zentrales Serviceportal nach den Online-Zugangsgesetz (OZG) oder eine zentrale Infrasruktur (z. B. PEPPOL)ihre Rechnungen elektronisch über einen definierten Einstiegspunkt zu versenden.

Die Leitweg-ID soll dabei die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen. In ihr ist der korrekte Empfänger verschlüsselt. Die Leitweg-ID wird dann in der zentralen Infrastruktur bei den Empfangs- und Weiterleitungsstellen registiert, so dass der Transport der Rechnung zum Adressaten jederzeit sichergestellt werden kann.

Um die Akzeptanz und Handhabbarkeit sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für ihre Dienstleister und deren Serviceanbieter zu optimieren, haben sich Bund und Länder im Rahmen des Betriebs des Standards XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt.

Die Grundstruktur der Leitweg-ID ist in folgender Grafik verdeutlicht:

Beantragung und Registrierung der Leitweg-ID:

Die Beantragung der Leitweg-ID erfolgt über die Koordinierungsstelle E-Rechnung des SAKD erfolgt nach folgendem Ablauf:

1. Die kommunalen Einrichtungen müssen hierbei zunächst die Anzahl benötigter Leitweg-IDs in ihren Organisationseinheiten bestimmen. Sobald die Anzahl der benötigten Leitweg-IDs in der Behörde feststeht, wird diese Anzahl dem der Koordinierungsstelle E-Rechnung mitgeteilt. (per Mail an rerpuahat@fnxq.qr )
2. Diese wiederum gibt die Anzahl der Leitweg-IDs dem Projektbüro E-Rechnung des SID weiter.
3. Das Projektbüro E-Rechnung vergibt nach Erhalt der Information zur Anzahl der Leitweg-IDs dementsprechend die Prüfziffern und erstellt die Leitweg-IDs.
4. Die Leitweg-IDs werden anschließend über den OZG-Rechnungseingang bzw. das zentrale Routing Land (ZRL) konfiguriert.
5. Das Projektbüro E-Rechnung übergibt die fertigen Leitweg-IDs der Koordinierungsstelle E-Rechnung.
6. Im Anschluss erhält die kommunale Einrichtung die fertigen Leitweg-IDs gemäß ihrer Beantragung.

Folgende Grafik verdeutlicht den Ablauf noch einmal: