„Werkzeugkoffer“ soll sächsische Kommunen fit machen für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung
25. April 2023 7:50 Uhr
Der Sächsische Landkreistag e.V. (SLKT) initialisiert aktuell das Projekt „Digitale Vorgangs- und Aktenverwaltung“ (DiVA). Für die sächsischen Landkreise, Städte und Gemeinden soll hierin ein entsprechender „Werkzeugkoffer“ zur Einführung, Etablierung und Nutzung der digitalen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung mit Hilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) erarbeitet werden. Dabei soll auf bereits erprobte Best-Practice-Konzepte Bezug genommen werden. Ein iteratives Vorgehen sowie die Erprobung in ausgewählten Pilotkommunen wird fester Bestandteil des Projektes sein. Der SLKT wird im Rahmen des Projektes eng mit den Digital-Lotsen-Sachsen (DLSN) beim Sächsischen Städte- und Gemeindetag (SSG), der Sächsischen Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung (SAKD), den kommunalen Dienstleistern im Freistaat Sachsen sowie den sächsischen Kommunen zusammenarbeiten.
Der „Werkzeugkoffer“ soll die sächsischen Kommunen in die Lage versetzen, die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung rechtssicher, praktikabel und nachhaltig in ihren Verwaltungen zu etablieren. Neben dem initialen Aufbau von Projektstrukturen und eines Lebenszyklus-Modells für den „Werkzeugkoffer“ sollen etablierte Ansätze zur digitalen Vorgangsbearbeitung und Aktenverwaltung gesichtet, aufbereitet und anhand geeigneter Schulungsmaterialien zur Verfügung gestellt werden. Die im Rahmen des Projektes beteiligten Pilotkommunen sollen bei der Einführung einer digitalen Vorgangsbearbeitung begleitet und der erarbeitete „Werkzeugkoffer“ dort entsprechend erprobt werden.
Das Projekt wird in den Jahren 2023 und 2024 auf Initiative der Sächsischen Staatskanzlei unter paritätischem Einsatz von Mitteln des Landes und des SächsFAG in Höhe von jährlich 500.000 EUR finanziert und soll die kommunale Ebene bei der Umsetzung modellhafter Vorhaben im Kontext elektronischer Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-Management-Systeme unterstützen.