Personenstandsurkunden

Projekt(e):
  • Antrag auf Ausstellung einer Eheurkunde (bei Heirat im In-oder Ausland mit Wohnsitz im Inland)
  • Antrag auf Ausstellung einer Lebenspartnerschaftsurkunde
  • Antrag auf Ausstellung einer Sterbeurkunde
  • Antrag auf Ausstellung einer (Internationalen) Geburtsurkunde
(Leika-)Verwaltungsleistung:
  • 99059004012000 (Eheurkunde Ausstellung)
  • 99079003012000 (Lebenspartnerschaftsurkunde Ausstellung)
  • 99101004012000 (Sterbeurkunde Ausstellung)
  • 99027002012000 (Geburtsurkunde Ausstellung)
Zuständige Verwaltungsebene:
Gemeinde
Zuständige Behörde:
Standesamt
Zielgruppe:
Bürger
Lösungsweg:
Amt24-Eigenentwicklung
Beschreibung der Lösung:
  • vier Amt24-Online-Antragsassistenten
  • Nutzung der Datendrehscheibe (Integrationsdienst TC-eGov) als Integrationskomponente
  • verwendeter Datenaustauschstandard: XPersonenstand
  • Integration in das Fachverfahren AutiSta (Verlag für Standesamtswesen GmbH)

Unsere Erfahrungen und Erkenntnisse aus der Stadt Plauen

AnsprechpartnerIn

Birgit Fischer | Stadt Plauen

Das machen wir beim nächsten Mal genauso!

Unsere Mitarbeiter*innen wurden von Anfang an mit einbezogen.

Der Prozess wurde ganzheitlich vor der technischen Umsetzung betrachtet.

Die Umsetzung des Standardlaufweges für elektronische Eingangsdokumente in die E-Akte.

Das machen wir beim nächsten Mal auf jeden Fall anders - nämlich so!

Die Projektumsetzung wird zeitlich besser mit der Komm24 abgestimmt.

Ein Fragebogen für die Konfiguration der Antragsformulare allein ist nicht ausreichend, es ist wichtig, dass  ein Workshop mit der Komm24 als Kick-off zum Projekt stattfindet.

Das sind unsere drei wichtigsten Erkenntnisse!

Der Standardlaufweg durch automatische Übernahme der elektronischen Anträge im Format XML inkl. PDF ist in der Praxis umsetzbar.

Die automatische Übernahme der Antragsdaten in die Vorgangsbearbeitung bringt für die Sachbearbeitung den Vorteil, dass keine Datenerfassung mehr erforderlich ist.

Der aufgesetzte Prozess ist auch für die Bearbeitung der analog eingehenden Anträge nutzbar.

Resümee

Das sind unsere drei wichtigsten Empfehlungen!

Die ganzheitliche Betrachtung des Prozesses ist die Voraussetzung, um Änderungsmöglichkeiten zu erkennen. Die Prozessdokumentation wird für das interne Wissensmanagement genutzt.

Keine halbe Digitalisierung! Der Anspruch „rechtskonformes“ Verwaltungshandeln ist auch bei der Digitalisierung von Prozessesn zu beachten. Digitale Originale sind in einer E-Akte gut aufbewahrt. Die Au-tomatisierung der Archivierung ist damit vorbereitet.

Für die Identifizierung dürfen nur Kopien von Personalausweisen oder Pässen genutzt und müssen danach unverzüglich gelöscht oder vernichtet werden. Dies geschieht über die Identifikation mit dem 4-Augen-Prinzip im System. Die Dokumentation, über die Vorlage der Ausweiskopie, ist in der E-Akte zu vermerken.

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