Kommunale Geschäftsprozesse Ende-zu-Ende digital denken
27. April 2023 7:50 Uhr
Das OZG sieht bekanntlich vor, dass Bürger und Unternehmen über einen digitalen Kanal Anträge online einreichen können. Was mit den elektronisch eingegangenen Daten anschließend innerhalb der kommunalen Verwaltung passiert, bleibt in den meisten Fällen aber offen. Grund genug also für die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), stärker zu beleuchten, wie Kommunen Verwaltungsprozesse durchgehend digital denken können.
Dazu wurde durch die KGSt eine Arbeitsgruppe aus kommunalen Praktikern zusammengestellt, die nach zwei virtuellen Treffen im Jahr 2022 und am 27./28. Februar 2023 zu einem zweitägigen Präsenztreffen in Köln zusammenkamen. Mit dabei waren auch Mitarbeiter des Referates Organisationsentwicklung des Landkreises Mittelsachsen. Ein wichtiger Fokus des Treffens lag auf der Frage, welche Erfolgsfaktoren Kommunalverwaltungen schaffen können, um stärker in die digitale Ende-zu-Ende-Realisierung von Geschäftsprozessen zu kommen. Zu den erarbeiteten Erfolgsfaktoren gehören u.a.:
- Ende-zu-Ende-Prozesse brauchen ein Ende-zu-Ende-Mindset in der Verwaltung
Das Ende-zu-Ende-Mindset umfasst eine klare Serviceorientierung der Verwaltung, also eine Ausrichtung auf die Bedarfe von externen Nutzenden (Bürger) und internen Nutzenden (Mitarbeiter). Das erfordert ein ganzheitliches Prozessdenken ausgehend von dem Entstehen eines Bedarfs bis hin zu dessen Erfüllung.
- Ende-zu-Ende-Prozesse verlangen vernetzte Kompetenzen
Um einen Prozess digital und möglichst medienbruchfrei abbilden zu können, braucht es unterschiedliche Kompetenzen: IT-Kompetenz, Prozessmanagement-Know-how sowie fachliches Geschäftsprozesswissen. Diese drei Kompetenzebenen müssen in entsprechenden Teams zusammengeführt und vernetzt gedacht werden.
- Ende-zu-Ende-Prozesse verschieben die Prozessverantwortlichkeiten
Im Kontext der Verantwortlichkeit von Geschäftsprozessen stellt sich die Frage, wer die Eigenschaft des Prozesseigners, welcher die Gesamt- und Ergebnisverantwortung für einen Geschäftsprozess trägt, bekleiden soll. Eine übergreifende Verantwortlichkeit widerspricht der klassischen Aufbauorganisation mit klar abgrenzbaren Zuständigkeiten. Hier braucht es dringend ein neues Denken in Verantwortlichkeiten.
Die Arbeitsgruppe wird die beschriebenen Erfolgsfaktoren für Ende-zu-Ende-Geschäftsprozesse sowie methodische Hinweise zur Gestaltung von Ende-zu-Ende-Prozessen in den nächsten Wochen ausarbeiten und im Sommer 2023 in einem neuen KGSt®-Bericht veröffentlichen. Weiterführende Informationen sind hier zu finden: https://www.kgst.de/prozesse-ende-zu-ende-digital-denken.