Rechtliche Anforderungen und Umsetzungsaufwände für sächsische Kommunen im Rahmen der Registermodernisierung

8. Juni 2023 9:40 Uhr

Registerführende – und damit insbesondere kommunale – Behörden stehen mit der Registermodernisierung vor großen zukünftigen Veränderungen. Wie genau diese Veränderungen speziell in Form rechtlicher Anforderungen und Umsetzungsaufwände aussehen, darüber hat kürzlich der Sächsische Städte- und Gemeindetag e.V. (SSG) als stimmberechtigtes Mitglied des Registerbeirates informiert. Folgende rechtliche Anforderungen bestehen im Rahmen des Identifikationsnummerngesetzes (IDNrG) und des Entwurfs des OZG-Änderungsgesetzes (OZGÄndG), sobald diese in Kraft getreten sind:

  • Registerführende Stellen müssen die Identifikationsnummer (IDNr) sowie weitere Basisdaten initial beim Bundesverwaltungsamt als Registermodernisierungsbehörde abrufen (§ 6 Abs. 1 IDNrG).
  • Daten zum Zwecke der Erbringung von Verwaltungsleistungen nach dem OZG (z.B. Abruf von Nachweisen) sollen von öffentlichen Stellen beim Bundesverwaltungsamt als Registermodernisierungsbehörde automatisiert abgerufen werden (§ 6 Abs. 2 IDNrG).
  • Die Identifikationsnummer (IDNr) muss als zusätzliches Ordnungsmerkmal zu Personendaten in den entsprechenden Registern gespeichert werden (§ 2 Nr. 1 IDNrG).
  • Die in den entsprechenden Registern gespeicherten Basisdaten müssen durch die beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gespeicherten Daten ersetzt und nach fachlichem Bedarf aktuell gehalten werden ( 2 Nr. 2 IDNrG).
  • Alle Datenübermittlungen zwischen öffentlichen Stellen unter Nutzung einer Identifikationsnummer (IDNr) müssen so protokolliert und aufbewahrt werden, dass die Zulässigkeit von Datenabrufen (technisch unterstützt) kontrolliert werden kann (§ 9 Abs. 1 & 3 IDNrG).
  • Konkrete Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit von Daten müssen dem Bundesverwaltungsamt als Registermodernisierungsbehörde unverzüglich gemeldet werden (§ 10 Abs. 4 IDNrG).
  • Protokoll-, Inhalts- und Bestandsdaten sind für das Datenschutzcockpit bereitzustellen (§ 10 Abs. 2 OZG n.F.).

Die genannten rechtlichen Anforderungen werden folgende Umsetzungsaufwände bei den sächsischen Kommunen hervorrufen:

  • Das jeweilige Register muss an das IT-System „Identitätsabruf (IDA)“ des Bundesverwaltungsamtes (BVA) über eine einheitliche IDA-Schnittstelle und unter Verwendung des XÖV-Standards XBasisdaten angeschlossen werden.
  • Das jeweilige Register muss an das IT-System „Datenschutzcockpit (DSC)“ des Bundesverwaltungsamtes (BVA) über eine einheitliche Schnittstelle und unter Verwendung des XÖV-Standards XDatenschutzcockpit (XDSC) angeschlossen werden.
  • In den entsprechenden Registern ist ein Datenfeld für die Identifikationsnummer (IDNr) hinzufügen.
  • Die fachliche Nutzung der entsprechenden Register in Kombination mit den IT-Systemen „Identitätsabruf (IDA)“ und „Datenschutzcockpit (DSC)“ müssen geplant und ggf. entsprechende satzungsrechtliche Änderungen herbeigeführt werden.
  • Die Aktualisierung der Daten ist entsprechend zu planen. Die Aktualisierung der Daten wird insbesondere zur Verbesserung der Datenqualität führen, indem redundante, obsolete und triviale (ROT) Daten eliminiert werden.
  • Die Registerfunktionen sind in der Benutzeroberfläche entsprechend anzupassen, sodass etwa nach der Identifikationsnummer (IDNr) als Ordnungsmerkmal gesucht und recherchiert werden kann.
  • Die initiale Befüllung der Register mit den Identifikationsnummern (IDNr) ist entsprechend vorzubereiten und umzusetzen.
  • Entsprechende Nacharbeiten etwa zur Auflösung von Dubletten oder bei nicht ermittelbaren Identifikationsnummern (IDNr) sowie weitere fachspezifische Anpassungen sind einzuplanen und zu organisieren.

Nachfolgende, im Vollzug der sächsischen Kommunen geführte Register sind von den genannten rechtlichen Anforderungen und Umsetzungsaufwänden in aller erster Linie betroffen:

  • Melderegister der Meldebehörden (Gemeinden),
  • (elektronisch geführte) Personenstandsregister der Standesämter (Gemeinden),
  • eID-Karte-Register der eID-Karte-Behörden (Gemeinden),
  • Personalausweisregister der Personalausweisbehörden (Gemeinden),
  • Passregister der Passbehörden (Gemeinden),
  • Örtliche Gewerbeverzeichnisse (Gemeinden),
  • systematisch geführte personenbezogene Datenbestände zu Wohngeld-Leistungsempfängern bei den Wohngeldstellen nach § 24 WoGG (Gemeinden und Landkreise),
  • Register für Grundsicherung im Alter (Landkreise & Kreisfreie Städte),
  • Register für ergänzende Hilfe zum Lebensunterhalt (Landkreise & Kreisfreie Städte),
  • Register der Versorgungsämter (Landkreise & Kreisfreie Städte),
  • Ausländerdateien nach § 62 AufenthV (Landkreise & Kreisfreie Städte),
  • systematisch geführte personenbezogene Datenbestände zu Elterngeld-Leistungsempfängern bei den Elterngeldstellen nach § 12 BEEG (Landkreise & Kreisfreie Städte),
  • systematisch geführte personenbezogene Datenbestände nach SGB II bei den Trägern der Grundsicherung für Arbeitssuchende (Landkreise & Kreisfreie Städte),
  • geführte personenbezogene Datenbestände zu BAföG-Leistungsempfängern bei den Ämtern für Ausbildungsförderung (Landkreise & Kreisfreie Städte),
  • systematisch geführte personenbezogene Datenbestände zu Leistungsempfängern nach AsylbLG bei den für die Durchführung des AsylbLG zuständigen Behörden nach den §§ 10 und 10a AsylbLG (Landkreise & Kreisfreie Städte).

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